Toda empresa por muy grande o pequeña que sea, está formada por una serie de departamentos, cada uno de ellos cumple con determinadas funciones que deben ir de la mano para el logro de los objetivos. Si cada sector de la empresa va por su cuenta y desconectado de los demás o no cumplen con las tareas encomendadas, no se generarán los resultados esperados y la empresa está condenada al fracaso inminente.
Para lograr la armonía de todas sus partes se necesita la ayuda de un software para gestionar todos sus procedimientos de forma armónica y obtener resultados excelentes.
Pero, ¿en qué consiste este tipo de software?, ¿Por qué es importante que todas las empresas lo tengan?
¿Qué es un Software ERP?
Cuando hablamos de un software para empresas, denominado comúnmente ERP (Enterprise Resource Planning), nos referimos a un programa destinado a automatizar o gestionar cada uno de los procesos de una empresa.
Estos softwares o programas asumen todos los procesos empresariales, desde la gestión de producción, manufacturación, distribución, ventas, recursos humanos, etc.
Se entiende que todos estos procesos están a cargo de un gerente general, quien a su vez delega responsabilidades a subgerentes ubicados en cada uno de los departamentos o sectores. Sin embargo los procesos suelen ser tan complejos que se necesita el apoyo de un software que mejore los procesos.
Está demostrado que un ERP ayuda a las empresas a aumentar la producción, reducir los tiempos, gastos y a hacer más eficientes todos los procesos. Una encuesta reciente indica que el 40% de empresas que han adquirido un ERP aumentaron considerablemente su productividad, lo que se traduce en mayores ingresos económicos, por eso un ERP es una inversión que bien vale la pena.
Empresas que necesitan un Software ERP
Realmente todas las empresas deben contar con un software ERP para mejorar sus procedimientos, incluso las pequeñas y medianas empresas (pymes), ya que muchas veces sus dueños creen que no requieren de mucho esfuerzo para llevar una pyme.
Sin embargo, uno de los propósitos del software ERP es mejorar los procesos de manera que la empresa sea más productiva y crezca hasta ser grande.
Incluso hay empresas cuyo funcionamiento se realiza a distancia, es decir, que no poseen un espacio físico como los sistemas tradicionales de producción, sino que están distribuidos en diferentes zonas. Por ejemplo, una empresa de diseño gráfico puede contar con empleados que trabajen desde sus respectivas casas y contar con una imprenta situada a cientos de kilómetros de distancia.
En este tipo de empresas, un software ERP es esencial para mantener a todos los departamentos y empleados en constante comunicación, mejorando así los diferentes procedimientos.
Gracias a un software ERP un gerente puede dirigir los procesos a través de su teléfono móvil, de manera que estos programas facilitan la gerencia sin tener que estar presente a tiempo completo.
Beneficios de un Software ERP
- Optimiza los procesos de la empresa sin ningún tipo de contratiempos.
- Todos los procesos empresariales están automatizados.
- Se reducen las posibilidades de errores de procedimientos.
- Al optimizarse los procesos hay ahorro de los recursos.
- La información empresarial se maneja desde un solo formato accesible a todos los responsables o gerentes.
- Hay un mejor control de los gastos de producción.
- Aumenta de forma notoria la producción empresarial.
- Integra a todos los departamentos y sectores de la empresa, de manera que todas compartan la misma información y se apoyen mutuamente.
- Refuerza los valores organizacionales de la empresa.
Adaptación de los Software ERP
Un buen software ERP se adapta a las necesidades, tamaños y retos de cada una de las empresas. No importa si los procesos son sencillos o muy complejos, porque estos siempre tienen sus propios niveles de complejidad que requieren coordinación y una rectoría central.
Lo que vale de todo esto es que el ERP coordine el ritmo de los procesos y en caso de ocurrir algún fallo, el propio sistema sería capaz de detectarlo, de modo que habría que informar a todos sobre lo que está ocurriendo y proponer las diferentes alternativas para solucionarlo.
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