En el cada vez más complejo panorama del software para la gestión hotelera, el PMS se mantiene como la herramienta sobre la que se integran las demás y permite al hotelero llevar al día todas las gestiones.
“Un buen PMS debe reunir cuatro elementos esenciales: debe adaptarse a las necesidades específicas de cada establecimiento; debe ser flexible y capaz de adaptarse a los cambios y tendencias del negocio rápidamente; debe ser intuitivo y de fácil manejo, ya que es fundamental que el personal del hotel utilice eficientemente el software de gestión para agilizar las tareas diarias y dar un servicio óptimo y de calidad al cliente; y, por último debe arrojar informes fiables de producción, ocupación y estadísticas, que son un instrumento básico para valorar la situación del hotel y apoyar al hotelero en la toma de decisiones”.
Con el objetivo de facilitar la gestión y dedicar tiempo a las tareas de promoción y búsqueda de nuevos clientes, sería necesario disponer de un motor de reservas integrado con el PMS, fundamental para potenciar el canal de venta directa del hotel. “El motor debe ser rápido, claro y permitir la reserva en el menor de pasos posibles. Será imprescindible que esté adaptado a dispositivos móviles e integrado con el PMS y/o el Channel Manager del hotel. Además, los hoteles reciben reservas a través de distintos canales, es necesario que el PMS reciba la información adecuadamente para poder actualizar la disponibilidad de habitaciones automáticamente a través de un channel manager”.
Las dinámicas cambiantes del mercado han hecho que sea imprescindible para un buen PMS gestionar la distribución, especialmente para este segmento ya que el inventario de habitaciones es relativamente menor, lo cual requiere una comercialización más eficiente. Dado que las tasas de abandono del personal son muy altos en la industria, el PMS también debe ser fácil de usar y fácil de adaptar al usuario. La dinámica cambiante de la industria hotelera ha hecho posible que un hotelero independiente pueda competir directamente con las propiedades de mayor envergadura tanto en los mercados online como en el servicio al viajero. Este cambio ha hecho que sea imprescindible para un hotelero tener sistemas profesionales que puedan automatizar las operaciones y de esta manera estar a la altura de las expectativas del cliente.
Es importante que los sistemas estén diseñados alrededor de los usuarios, de modo que cada usuario tenga, no solo los menús, las pantallas y los campos necesarios, sino que también se puedan optimizar menús y pantallas para cada usuario. Lo que es más importante es que los sistemas estén tan integrados que las tareas manuales lleguen, en la medida de lo posible, a ser cosas del pasado, de forma que el personal que atiende a los huéspedes se pueda centrar completamente en ellos. Un PMS debe integrarse con tantas herramientas como sea posible, y lo ideal sería que se integrara además con todo el software del hotel y la web. Los sistemas en la nube y móviles han sido los desarrollos más importantes en el mercado del software PMS.